E-Arşiv Fatura
e-Arşiv Fatura Nedir?
eE-Fatura kullanan işletmelerin e Fatura Kapsamı dışındaki vergi mükelleflerine ve nihai tüketiciye düzenledikleri faturalardır. E-Arşiv kullanan firmalar aynı zamanda e Faturaya da geçmek zorundadır yine VUK 509 ile birlikte e Fatura kullanan ya da kullanacak tüm mükellefler e-faturaya geçtikleri tarihte aynı zamanda e Arşiv e de geçmek zorundadırlar
e-Fatura Uygulamasının Teknik Mimarisi
Teknik açıdan e-Fatura Uygulaması, sistem üzerinde önceden tanımlanmış olan kullanıcıların belirlenen standartlara uygun elektronik belgeleri, gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısını ifade etmektedir.
Söz konusu mesajlaşma altyapısı aşağıda yer alan hedefler üzerinde geliştirilmiştir:
- Altyapıyı kullanacak tüm tarafların merkezi biçimde tanımlanması suretiyle kolay erişimin sağlanması,
- Mesaj yapılarının standartlara bağlanması suretiyle tüm kullanıcıların veri tanıma ve işleme hususunda ortak bir noktada buluşturulması,
- Yazılımın tek bir mesaj çeşidi yerine birbirinden farklı mesajları kolaylıkla taşıyabilmesi,
- Esnek bir tasarım ile mesajların taraflar arasında dağılımında mümkün olabildiğince fazla alternatif kanalın kullanılabilmesinin sağlanması.
Bu hedefler kapsamında e-Fatura Uygulamasında;
- Taraflar Mali Mühür Sertifikaları, Nitelikli Elektronik Sertifikaları ve merkezi bir adres yönetim modülü aracılığı ile uygulama üzerinde tanmlanmıştır.
- e-Fatura açısından UBL 2.0. standardı esas alınarak özelleştirme yapılmış ve sonuçta UBL TR 1.0 paketi oluşturulmuştur.
- Uygulamada dolaşan mesajların, Standart Business Document Header-GS1 standardına uygun bir zarfın içinde dolaştırılması sağlanmıştır.
- Uygulama bir merkez etrafında tanımlanacak “gönderici birim” ve “posta kutusu” yazılımları aracılığı ile çalışacaktır. Bu yapılar birbirinden bağımsız rolleri yerine getirmekte olup, farklı yazılım altyapıları içerisine kolaylıkla entegre edilebilirler.
e-Faturayı Kimler Kullanabilir?
Ticari firma olarak Anonim, Limited, Gerçek ve Şahıs şirketi statüsünde bulunan mükellefler e-fatura uygulamasından yararlanabilir.
e-Fatura Kullanım Yöntemleri Nelerdir ?
e-Fatura kullanımında 3 farklı yöntem bulunmaktadır. Bunlar;
GİB Portal Yöntemi
GİB tarafından, mükelleflerin e-fatura uygulamasından yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen, temel fonksiyonları bünyesinde barındıran saklama hizmeti belirli bir süre (6 Ay) olan bir web uygulamasıdır.
Entegrasyon Yöntemi
Bilgi işlem Sisteminin Entegrasyonu Sistemi, kendilerine ait bilgi işlem sistemini Başkanlığın sistemine entegre ederek 7/24 kesintisiz bağlantı sağlayabilecek mükelleflerin kullanabilmelerini sağlayan çok büyük firmaların tercih edebielcekleri bir yöntemdir.
Özel Entegrasyon Yöntemi
e-Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren özellikli durumlara göre fatura oluşturabilen veya çok sayıda e-fatura düzenleyen mükelleflere, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması ya da Entegrasyon Sisteminin maliyetlerine katlanmak istemeyen ve teknik yeterliliğe sahip bir özel entegratör’ün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla ya da kendi muhasebe yazılımı ile entegrasyon yaparak elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlayan yöntemidir.
E-Fatura Düzenlemek ETA ile Çok Kolay
e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
GİB Portal Yöntemi kullanılacak ise; https://portal.efatura.gov.tr/EArsivPortalBasvuru/
Özel Entegrasyon yöntemi kullanılacak ise; Çalışılacak özel entegratör ile görüşüp gerekli aktivasyonların yapılması sağlanabilir.
e-Arşiv Fatura Kayıtlı Kullanıcılar Listesi;https://ebelge.gib.gov.tr/earsivkayitlikullanicilar.html
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir ?
| e-Arşiv | e-Fatura |
|---|---|
|
e-Fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara düzenlenir. |
e-Fatura uygulaması kapsamında olan kullanıcılara düzenlenir. |
|
GİB'e takip eden gün saat 24.00 e kadar hazırlanacak bir rapor ile bilgi verilir. |
Faturalar alıcısına GİB üzerinden iletildiği için ayrıca bir raporlama yapılmaz. |
|
Fatura GİB'e iletilmediği için, format zorunluluğu yoktur, istenirse UBL-TR kullanılabilir. |
Fatura GİB'e iletildiği için, UBL-TR formatı zorunludur. |
|
Fatura hem e-posta üzerinden hem de kağıt çıktı aIınarak alıcısına iletilebilir. |
Fatura, Gelir İdaresi sistemi üzerinden alıcının e-Fatura sistemine iletilir. |
|
Belgeler; mali mühür ve zaman damgası kullanılarak onaylanır ve saklanır. |
Belgeler; mali mühürle imzalanır, zaman damgası kullanımı yoktur. |
|
GİB Portal yöntemi ile ya da Özel entegratör veya kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanılır. |
GİB Portal, Entegrasyon, Özel Entegratör yöntemlerinden biri kullanılır.
|
e-Arşiv sisteminde giden faturaların saklama, gönderim ve ibraz süreçleri nasıl ilerler?
e-Arşiv Fatura Belge düzeni
Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi, amblemin altında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır. Elektronik ortamda iletilen faturanın alt kısmında ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi yazılacaktır. e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.
e-Arşiv fatura olarak düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Birim kodu Özel Entegrasyon ve Entegrasyon yöntemlerinde serbestçe belirlenebilir. Mükellef bünyesinde oluşturulan e-Arşiv faturalarda aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. İsteyen mükellefler baskı işini anlaşmalı matbaa işletmelerine veya özel entegratörlere de yaptırabilir.
Vergi Usul Kanunu’nun faturanın nizamına ilişkin hükümlerine göre, faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması mecburidir. Bu hükme göre, vergi uygulamaları bakımından faturada imzanın bulunması zorunlu olmakla beraber, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esaslara riayet edilmek şartıyla, düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi mümkündür.